S3. C6. Business Travel

Esta guía implementa la categoría 6 de Scope 3 del GHG Protocol Technical Guidance for Calculating Scope 3 Emissions: Business Travel. Usa también la parte correspondiente de Appendix D, que resume las fórmulas, datos de actividad y factores de emisión aplicables a esta categoría.

No es una guía general de política de viajes. Su función es delimitar qué desplazamientos de empleados entran en Category 6, separarlos de Scope 1, Scope 2, Category 7 y Category 8, escoger el método de cálculo correcto y documentar cuándo se incluyen noches de hotel como elemento opcional.

Resultado esperado de la implementación

Al terminar, la empresa debe poder reportar las emisiones Scope 3 de categoría 6 con una frontera documentada de viajes de negocio, datos por modo de transporte, una decisión de método por disponibilidad de información y controles que eviten mezclar viajes de negocio con commuting, vehículos propios o activos arrendados.

1. Definir el alcance de Category 6

Category 6 incluye las emisiones derivadas del transporte de empleados para actividades relacionadas con el negocio en vehículos propiedad u operados por terceros. El documento menciona como ejemplos aviones, trenes, buses y automóviles de pasajeros.

Las emisiones de esta categoría proceden de las emisiones Scope 1 y Scope 2 de las empresas de transporte que prestan el servicio, por ejemplo aerolíneas, operadores ferroviarios, compañías de bus, taxis, empresas de alquiler de vehículos o proveedores similares.

La categoría puede incluir:

1. Viajes aéreos.
2. Viajes ferroviarios.
3. Viajes en bus.
4. Viajes en automóvil, incluidos coches de alquiler o vehículos propiedad de empleados usados para viajes de negocio distintos del commuting.
5. Otros modos de viaje.
6. Noches de hotel de viajeros de negocio, de forma opcional.

2. Construir la frontera operativa

La frontera debe responder tres preguntas antes de calcular: quién es el viajero, cuál es la finalidad del desplazamiento y quién posee u opera el vehículo. Sin esa separación, el inventario puede duplicar emisiones en scopes directos o en otras categorías de Scope 3.

Clasificación inicial de desplazamientos de empleados

Desplazamiento identificado
├── Vehículo propio o controlado por la empresa
│   └── Scope 1 o Scope 2
├── Actividad de negocio en vehículo de tercero
│   └── Category 6
├── Desplazamiento casa-trabajo
│   └── Category 7
├── Vehículo arrendado operado por la empresa
│   └── Category 8 si no está en Scope 1 o Scope 2
└── Noche de hotel asociada al viaje
    └── Opcional en Category 6 si se documenta la decisión

Separación mínima de datos

1. Empleado, grupo de empleados, departamento o perfil de viajero.
2. Motivo o tipo de viaje de negocio, cuando esté disponible.
3. Modo de transporte: air, rail, subway, bus, automobile, taxi u otro.
4. Distancia recorrida o pasajero-kilómetros por modo.
5. Países, rutas o localizaciones de viaje cuando afecten a los factores.
6. Tipo específico de vehículo o vuelo cuando el factor dependa de esa clasificación.
7. Proveedor de transporte o agencia de viajes cuando pueda aportar datos.
8. Gasto por tipo o modo de viaje si se usa spend-based.
9. Noches de hotel por tipo de hotel si la empresa decide incluirlas.

3. Decidir el método de cálculo

El documento presenta tres métodos para calcular Category 6. La selección prioriza datos de combustible cuando están disponibles y la categoría sea significativa o el contacto con proveedores sea relevante; si no, usa distancia por modo y, como última opción, gasto.

Selección de método para Category 6

¿Business travel es significativo o el engagement con proveedores es relevante?
├── Sí
│   ├── ¿Hay tipos y cantidades o costes de combustible?
│   │   └── Sí → Fuel-based method
│   └── No
│       ├── ¿Hay distancia recorrida?
│       │   └── Sí → Distance-based method
│       └── ¿Solo hay gasto por proveedor o modo?
│           └── Sí → Spend-based method
└── No
    ├── ¿Hay distancia recorrida?
    │   └── Sí → Distance-based method
    └── ¿Solo hay gasto por proveedor o modo?
        └── Sí → Spend-based method

4. Implementar el fuel-based method

El fuel-based method para Category 6 sigue la lógica del fuel-based method de Category 4: Upstream transportation and distribution. Aquí se aplica a viajes de negocio cuando la empresa puede conocer combustible, electricidad o refrigerantes asociados al transporte prestado por terceros.

Appendix D organiza el cálculo en tres bloques cuando aplican:

1. Cantidad de combustible consumido por tipo de combustible multiplicada por el factor de emisión del combustible.
2. Cantidad de electricidad consumida por región de red multiplicada por el factor de emisión de la electricidad.
3. Fuga de refrigerante por tipo de refrigerante multiplicada por el potencial de calentamiento global correspondiente.

Datos de actividad necesarios

1. Cantidades de combustible consumido, por ejemplo diésel, gasolina, jet fuel o biofuels.
2. Importe gastado en combustible y precio medio del combustible, si se estima el consumo desde gasto.
3. Electricidad consumida si hay vehículos eléctricos o transporte electrificado con datos disponibles.
4. Fugas de refrigerante o aire acondicionado cuando proceda.
5. Distancia recorrida y eficiencia media del vehículo si se estima combustible desde distancia.
6. Noches de hotel si la empresa decide incluir el bloque opcional.

Estimaciones permitidas cuando falta combustible directo

Si no hay combustible directo, Appendix D permite estas dos estimaciones:

Factores necesarios

1. Factores de ciclo de vida del combustible por unidad consumida, por ejemplo kg CO2e/liter o kg CO2e/Btu.
2. Factores de electricidad para vehículos eléctricos, por ejemplo kg CO2e/kWh.
3. Factores de emisiones fugitivas por unidad de refrigerante, por ejemplo kg CO2e/kg refrigerant leakage.
4. Factor de hotel por noche si se incluye el elemento opcional.

5. Implementar el distance-based method

Sin datos de combustible, el distance-based method multiplica actividad de viaje por factores de emisión específicos del modo o vehículo. La actividad puede expresarse como vehículo-kilómetros o pasajero-kilómetros.

Datos de actividad obligatorios

La empresa debe recopilar la distancia total recorrida por cada modo de transporte durante el año de reporte para los empleados. Los modos pueden incluir air, train, bus, car, metro, taxi y otros modos de transporte.

Cuando sea posible, también debe recopilar:

1. Países de viaje, porque los factores de transporte pueden variar por país.
2. Tipos específicos de vehículos usados, porque los factores varían por tipo de vehículo.
3. Información de proveedores de transporte.
4. Tipo específico de vehículo de pasajeros y factor de emisión aplicable.

Preparar los datos antes del cálculo

1. Normalizar todos los viajes a una unidad común: kilómetros, vehículo-kilómetros o pasajero-kilómetros.
2. Separar los modos de transporte con factores distintos.
3. Distinguir vuelos por clasificación cuando el factor lo requiera.
4. Agrupar viajes por país o región si los factores son nacionales.
5. Sumar los kilómetros anuales por modo y tipo de vehículo.
6. Documentar estimaciones cuando se extrapole desde muestras.

Clasificación de vuelos

El documento distingue tipos de vuelos para calcular factores de emisión. Las definiciones exactas pueden variar por país, pero ofrece una descripción indicativa:

6. Tratar noches de hotel opcionales

La inclusión de hoteles en Category 6 es opcional. El documento permite que las empresas recopilen el número de noches de hotel incurridas durante viajes de negocio por tipo de hotel y las multipliquen por factores de emisión por noche.

La decisión debe ser consistente durante el periodo de reporte y quedar documentada. Si se incluyen hoteles para una unidad de negocio o país, la empresa debe evitar incluir solo hoteles con datos fáciles y excluir otros sin explicación.

7. Recopilar datos y cubrir lagunas

El documento propone varias vías de recopilación. La empresa puede combinarlas, pero debe conservar evidencia suficiente para reconstruir el cálculo.

Uso de muestras y extrapolación

El documento reconoce que recopilar datos de todos los empleados puede no ser viable. En ese caso, la empresa puede extrapolar desde una muestra representativa al total de viajes de negocio de todos los empleados.

Para que la extrapolación sea defendible:

1. Definir la población cubierta: empleados, países, unidades de negocio y periodo.
2. Seleccionar una muestra representativa de perfiles de viaje.
3. Evitar que la muestra incluya solo viajeros frecuentes o solo empleados con mejor registro.
4. Agrupar perfiles similares cuando tenga sentido, por ejemplo ventas, consultoría, operaciones regionales o dirección.
5. Documentar el factor de extrapolación y la variable usada para escalar, por ejemplo empleados, FTE, gasto de viaje o número de viajes.
6. Revisar si existen outliers, como eventos anuales, conferencias o proyectos extraordinarios.

8. Interpretar el ejemplo del documento

El ejemplo de Category 6 usa una empresa de servicios financieros que envía grupos de profesionales a conferencias en Reino Unido, Australia y Estados Unidos. La empresa recopila datos mediante cuestionarios de empleados e información de agencias de viajes y compañías de transporte.

El ejemplo calcula road travel y air travel por separado:

1. Para road travel, usa grupos de empleados, tipo de coche, ocupación media por vehículo, ubicación, distancia y factor por vehículo-kilómetro.
2. Para air travel, usa grupos de empleados, tipo de vuelo, distancia y factor por pasajero-kilómetro.
3. Suma ambas partidas para obtener las emisiones totales de viajes de empleados.

9. Implementar el spend-based method

Si no es posible usar fuel-based ni distance-based, la empresa puede usar spend-based. La lógica es la misma que para Category 4: Upstream Transportation and Distribution; aquí el dato de actividad es el importe gastado en business travel por tipo o modo de transporte.

Este método aplica factores secundarios, normalmente EEIO, al gasto por modo o proveedor. Debe tratarse como aproximación de menor precisión porque el gasto puede variar por clase de viaje, temporada, inflación, país, tarifas corporativas y otros factores que no representan necesariamente la actividad física.

Datos necesarios

1. Gasto anual en viajes de negocio.
2. Separación del gasto por modo de transporte cuando sea posible.
3. Moneda, año y país o región del gasto.
4. Ajustes de inflación o conversión de moneda si el factor EEIO lo requiere.
5. Exclusión de partidas no relacionadas con transporte si el factor se aplica solo al transporte.
6. Noches de hotel si se incluyen de forma opcional con factores por noche, o gasto hotelero si el método y factor elegido lo admiten.

10. Seleccionar factores de emisión

Los factores deben corresponder al método, unidad y alcance del dato de actividad. Un error común es usar un factor por pasajero-kilómetro sobre kilómetros totales de vehículo, o un factor por vehículo-kilómetro sobre pasajeros sin ajustar ocupación.

Coherencia con proveedores

Trabajar con proveedores de viaje puede aportar datos GHG más específicos. Antes de usarlos, la empresa debe comprobar:

1. Si el dato del proveedor cubre CO2e o solo CO2.
2. Si incluye CH4, N2O, HFC u otros gases.
3. Si incluye o excluye radiative forcing en aviación.
4. Si el dato es por pasajero, por booking, por ruta o agregado.
5. Si el dato ya incluye hoteles u otros servicios.
6. Si el año y perímetro del proveedor coinciden con el periodo reportado.

11. Controles de calidad y doble conteo

Los controles deben revisar frontera, unidades, cobertura y consistencia metodológica para evitar mezclar viajes de negocio con otras categorías.

Flujo de control antes de cerrar Category 6

┌──────────────────────────────┐
│ Inventario de viajes anual   │
└──────────────┬───────────────┘
               ↓
┌──────────────────────────────┐
│ Separar frontera             │
│ Scope 1/2, C6, C7, C8        │
└──────────────┬───────────────┘
               ↓
┌──────────────────────────────┐
│ Elegir método por dato       │
│ fuel, distance o spend       │
└──────────────┬───────────────┘
               ↓
┌──────────────────────────────┐
│ Validar unidades y factores  │
└──────────────┬───────────────┘
               ↓
┌──────────────────────────────┐
│ Revisar hoteles opcionales   │
│ y radiative forcing          │
└──────────────┬───────────────┘
               ↓
┌──────────────────────────────┐
│ Documentar supuestos,        │
│ muestras y exclusiones       │
└──────────────────────────────┘

12. Pasar de implementación básica a avanzada

La madurez del cálculo depende de la cobertura de datos, la granularidad por modo y la calidad de factores. El objetivo no es aplicar siempre el método más complejo, sino usar el método más preciso que permitan datos defendibles.

Reglas de mejora continua

1. Empezar por el mapa de frontera antes de mejorar factores.
2. Priorizar vuelos y viajes frecuentes si el screening indica materialidad.
3. Incorporar campos obligatorios de modo, distancia y país en los sistemas de viaje.
4. Separar datos reales de datos estimados en la base de cálculo.
5. Revisar anualmente si el método spend-based sigue siendo aceptable.
6. Mantener la misma decisión sobre hoteles o explicar cambios entre periodos.
7. Documentar cualquier multiplicador de aviación aplicado.

Checklist final de implementación